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【商業英語】商務溝通的8大秘訣(Frankie Chan)

商務溝通的8大秘訣

一位成功的CEO曾經說過:“A person’s success depends not only on what they say, but how they say it.”,即是說一個人的成功不單取決於「他說什麼」,亦同時取決於「他怎樣說」。若要成為職場上的英語溝通達人,除了要掌握「怎樣說」的說話技巧外,還需要好好調整個人的心態與行為,相信以下的8大秘訣,能提升你在職場的溝通能力。

  1. 稱呼有禮

在商務往來中,我們必須要記住同事及客戶的名字,當我們能記得別人的名字,別人自然會記得我們。另外,我們要盡量避免使用 Dear Sir/ Madam這類過分客套的稱呼。大家要緊記,在商業世界中,我們必須要建立個人的網路(building relationships),這對將來的商務往來一定有莫大的益處。

  1. 專業形象

“Looking businesslike is the first step to acting businesslike”,專業的形象是商務成功的第一步。外表整潔、衣冠楚楚的(well-groomed)人士,自然更容易得到別人的認真看待(take you more seriously)。此外,要看起來更有自信,就要適當地運用身體語言(body language)、經常保持眼神交流(eye contact)及保持良好的姿勢(good posture)。

  1. 態度中肯

如果你的態度過於拘謹(too formal),別人在你身邊不會感到舒服(not at ease around you);但如果表現得太過隨便(too casual),又會使人覺得你過於散慢,不會認真對待(not take you seriously),因此我們要取之平衡(aim for the middle ground)。

  1. 迅速回覆

及時回覆重要的電郵及電話,如需要離開辦公室多於一天,應事先通知其他同事及有關客戶。

  1. 清晰簡潔

在溝通時,要直接及迅速地闡述問題的關鍵(get to the crux of the matter directly and quickly),避免轉彎抹角。 另外,當約會客戶時,請清楚給予對方一些提示(reminder)及背景資料(background information),好讓對方了解你的身份與意向。

  1. 保持安靜

“Communication is a two way street.”,既然溝通是雙向的,我們就必須要耐心傾聽他人的意見,切勿於別人說話時打岔(interrupt),以及忽略有建設性的批評(constructive criticism)。如果別人覺得你認真聆聽(genuinely listen),自然也會樂意傾聽你的說話,因此在適當時候 keep quiet,其實也是溝通的秘訣。

  1. 保持冷靜

任何工作都會出現突發情況,發脾氣(losing your temper)不但不能解決問題,還會使事情變得更複雜(complicate things)。因此,你要保持冷靜(keep your cool),並要表現出你能承受壓力(handle stress),臨危不亂,上司自然會賞識並給予更重要的職責。

  1. 善用開場白
  • 主持會議需要所有出席的同事注意力集中,而最好的開始會議方法就是直接陳述,如“The purpose of today’s meeting is to decide on the new company logo.”,應避免使用間接陳述,如“Well, here’s the agenda.”或“Maybe we should get started.”,那你會立刻失去其他人的注意力。
  • 當上司詢問你的意見時,你可以“ I recommend…”或“I suggest…”作為回覆的開首。此外,你也可使用較有權威性的語氣回答,並使用should而非could,這可使你的語調更肯定。例如:“I recommend we consider different vendors.”會比 “Maybe we could think about different vendors.”語調更強而有力。
  • 如果你想向對方表示你對事件非常肯定的話,你可以使用“I’m positive that…”或“I really feel that… ”來開始回覆,如“ I’m positive that it’s the client’s fault.”,這就如在說「我很肯定,那你也應該肯定吧!」。
  • 討論商務有時會離題,因此你需要用一種技巧來讓別人重新集中注意力。這時候,我們以說“Let’s move on to the next point.”。另外,切勿使用 Maybe或Um來開始你的說話,這樣就可以保證你始終擁有討論的控制權。
  • 當你要否定別人的意見時,必須要堅定地表達,否則會很容易被人忽略。“I’m afraid I can’t agree with this proposal.”比“Well, I’m not sure, it doesn’t seem like it will work.”有效得多。

 

 

Frankie Chan

MA in English Language Teaching (Distinction), BSc (First-class honours), TEFL Dip.
現代教育IELTS/TOEFL/Workplace English資深英語名師,著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官,並於國際英 語學院Wall Street English任教多年並擔任其多間分校之校長,具15年教學經驗,並擁有豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程之經驗。

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