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工作場合該不該講究語法?

Sue Shellenbarger

《華爾街日報》 ─ 凱倫‧伯格(Caren Berg)是佛羅里達州勞德代爾堡(Fort Lauderdale)一家營銷與危機傳播管理公司的高級副總裁。她說﹐當她在最近的員工會議上對同事們說「有幾個新人你們應該見見」(There's new people you should meet)時﹐她的老闆唐‧希爾福(Don Silver)打斷了她。

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希爾福說﹐每次聽到有人把「are」誤用做「is」我都感到厭煩。身為公司首席運營長的希爾福還反覆要求實習生停止在句子中濫用「like」。多年來﹐他對新人的要求是每犯規一次罰25美分。他說﹐這場戰鬥我快輸了。

公司管理者們正在設法對抗工作場合中如傳染病般肆意蔓延的語法錯誤。他們中的很多人將語法技巧的退化歸咎於電子郵件、短訊和推特(Twitter)﹐人們喜歡用非正式的語言﹐俚語和簡寫很常見。許多管理者說﹐這種語言的鬆散性會給客戶留下不好的印象﹐營銷材料因之遭到了破壞﹐還會導致溝通錯誤。

糾正起來並不容易。有些老闆和同事會介入進來糾正錯誤﹐而有些人則是求助於商務語法指導。在美國人力資源管理學會(Society for Human Resource Management)與美國退休人員協會(AARP)今年早些時候所進行的一項調查中﹐430家僱主中有45%左右說﹐他們正在增加員工培訓項目以提高員工的語法及其他技巧。

《加納現代美語用法》(Garner's Modern American Usage)作者、達拉斯培訓咨詢公司LawProse總裁布萊恩‧加納(Bryan A. Garner)說﹐我對推特上「猖獗的文盲現象感到震驚」。他整理出了30個「沒文化英文」的例子﹐比如不說「I couldn't care less」(毫不在乎)而說「I could care less」﹐不說「He expected Helen and me to help him」(他希望海倫和我去幫他)而說「Helen and I」。

人力資源高管萊斯利‧費里爾(Leslie Ferrier)說﹐當2009年加入公司時﹐員工們向新澤西州澤西城一家護發護膚產品營銷公司的客戶發送的郵件讓她大吃一驚。費里爾說﹐信件內容有很多語法和格式錯誤﹐而且寫得像是「跟好朋友說話」。她讓員工們使用模板來避免錯誤﹐並開設了商務寫作培訓項目。

在美國人力資源管理學會與美國退休人員協會聯合進行的那項調查中﹐大多數參與者將這種語法技巧的欠缺歸咎於年輕人。代際問題作家及顧問塔瑪拉‧埃里克森(Tamara Erickson)說﹐問題並不在於二三十歲的人缺乏技巧。埃里克森說﹐由於習慣了發短訊和社交網絡﹐「他們形成了一種新的規範。」

比如在西雅圖個人辦公軟件製造公司RescueTime﹐大家就從來就沒有擔心過語法規範的問題。這裡大多數員工都是三十多歲。38歲的產品營銷副總裁傑森‧格里姆斯(Jason Grimes)說﹐用「140個字符和聲音字節」真誠而清晰的表達被視為良好溝通的標誌──並不是語法為王。他說﹐能夠真誠表達而且依然發短訊發微博並在Facebook上交流的人﹐他們才是會成功的人。

此外﹐有些語法規則是模糊的﹐導致出現很大的分歧空間。在威斯康星州密爾沃基的一家公益律師事務所﹐湯姆‧卡梅尼克(Tom Kamenick)與其他律師就「牛津逗號」(Oxford comma)產生了爭論。牛津逗號是放在連接一系列名詞的「and」或「or」前面的額外逗號。卡梅尼克說﹐不加這個逗號會改變句子的意思﹐比如說﹐「一生中對我影響最大的人是我的姐姐﹐奧普拉‧溫弗里(Oprah Winfrey)和麥當娜(Madonna)」﹐就和「一生中對我影響最大的人是我的姐姐﹐溫弗里‧奧普拉﹐和麥當娜」的意思不同。(第一個句子暗示作者有兩個名人姐姐﹐第二個句子說的是作者的姐姐和兩個明星是不同的人。)卡梅尼克說﹐他在訴訟摘要和文件的電子校訂中聲稱「我願意就這個問題打一仗」後﹐他的同事們就讓步了﹐可能是由於被說服了﹐或者是「出於他們自己的明智和工作場所的禮貌」。

帕特里西亞‧歐康納(Patricia T. O'Conner)寫了一本幽默的針對有語法困難者的指南書。她在自己與人合寫的博客「語法恐懼症」(Grammarphobia)中梳理了工作場合中的語法爭端。她說﹐這些分歧會變得相當有爭議。她說﹐有一個員工抱怨說老闆要求他為「約翰和我」念一份備忘錄﹐他用的是「for John and I」﹐正確的說法應該是「for John and me」。

傑克‧愛普爾曼(Jack Appleman)是紐約州門羅市(Monroe)的公司寫作指導師﹐也是一本商務寫作書籍的作者。他說﹐在他開設的工作場合寫作培訓項目中﹐舉行語法比賽時﹐「人們都在拍桌子」、「大喊大叫或者互相擊掌」。愛普爾曼說﹐人們對語法很有熱情。

在紐約市健康與醫療總公司(New York City Health and Hospitals Corp.)﹐首席內部審計員克里斯托弗‧泰拉諾(Christopher Telano)說﹐他會讓員工們將自己的報告傳閱給其他同事﹐以檢查準確度和語法。他教審計員們使用「核對(verify)」和「證實(confirm)」等行為動詞﹐並告訴他們以12年級以下閱讀水平寫東西﹐這樣比較易懂。

在其擁有九名員工的公司﹐美語用法專家加納要求所有應聘者──包括只想做包裝盒子工作的人──在錄用前必須通過拼寫和語法測試。他還要求員工發出的每封重要郵件和信件至少有另外兩個人校對並修改。

加納說﹐25年前﹐沒有經過專業校對的東西都是不可能挑出錯的﹐而現在﹐專業校對過的東西有時竟然還能挑出錯。

撰稿﹕華爾街日報Sue Shellenbarger