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想了解員工人品 可以從Claim錢單據入手

An Elevated View Of Two Mature Businesspeople Checking Invoice At Workplace

你所提交的費用報銷單據,能反映出你的哪些特點呢?

對於經常提交報銷單據的「出差常客」或是有助手代勞的人而言,填寫Claim錢表格大概是一件輕而易舉的事。然而對其他人來說——大部分人每年只會提交幾次報銷申請——這件事堪稱工作中最棘手的地方。

人們對於費用報銷的處理方式能夠從很大程度上反映出他們對僱主的態度,以及他們在金錢問題上的精神負擔。根據一些機構的研究,再結合心理學家的見解,以下列出了幾種常見的費用報銷模式:

迴避型

有些人覺得,填寫報銷單實在是太麻煩,容易讓人變得焦躁,所以乾脆放棄。英國信用卡公司Allstar Business Solutions 2018年對英國員工的一項調查顯示,約10%的員工明明可以報銷,最終卻沒有申請。有的人討厭花時間掃描收據、列出聯繫人,或是逐項列明費用和稅款。人力資源公司Robert Half的執行副總裁蒂姆·赫德(Tim Hird)表示,還有些人很怕經理問一些尷尬的問題,比如,「你為什麼要花1.5美元買咖啡?」

管理財務細節會讓某些人焦慮、不耐煩,他們寧願不要這筆錢,《情緒貨幣》(Emotional Currency)一書的作者凱特·列文森(Kate Levinson)如是說,她在書中探討了金錢問題引發的各種情緒。她指出,有些迴避型申報者會感到非常內疚,故而不會將自己沒有報銷的事情告訴配偶。

自我犧牲型

這類員工被僱主的遠大使命所鼓舞,對待公司有如慈善機構。這類人或許根本不會申請報銷,自掏腰包就是他們支持公司的一種方式,《感覺不錯》(No Hard Feelings)一書的合著者莉茲·福斯利恩(Liz Fosslien)表示,她曾在矽谷創業公司和科技企業的員工中,見過這種模式。

福斯利恩指出,還有一些人花起錢來很爽快,這說明他們的主要出發點是為了自己。福斯利恩就職過的一家公司曾聘用了一名高層,這名高層入職後不久,很快就以喜愛豪華晚餐和頭等艙位而聞名。「他簡直揮霍無度。這是一種強烈的訊號,說明他的工作目的有問題。」她說,沒過多久,這名高層就通過雙方協議離開了公司。

根根計較型

這類員工很看重公平性,將金錢視為一種權力工具。列文森博士表示,在他們成長的家庭中,金錢或許曾被用來管理家庭成員,這導致他們對管理日常開支十分重視。

列文森博士指出,那些覺得自己價值被低估的人——認為自己的薪金過低或行政總裁的八位數年薪過高——可能會在提交報銷申請時精確到毫釐,一分錢也不會讓自己出。「這是一種既能表達不滿、又不會失去工作的簡單方法。」她說。在外面時,他們或許還會說:「這個錢我們可以花!這次的酒水錢由公司出。」福斯利恩說,「他們的想法是,『我值得更好的,我要得到它。』」

還有一些人的費用報告則流露出對公司的不滿。芝加哥的人力資源主管艾琳·蒂敏斯(Eileen Timmins)回憶起在前僱主那裡發生的一件事:一名員工花了150美元為會議贊助商買了果籃和芝士做禮物,僱主卻不給她報銷,這讓她很不高興。最後,這名員工說:「行吧,我知道怎麼利用這個系統了。」蒂敏斯回憶道。接下來的日子,無論數額多麼小的開支,只要在公司允許的範圍內,每一筆支出她都會積極申請報銷。

初出茅廬型

二三十歲的員工通常沒有了解過僱主的費用報銷政策,然而,出差費用和發票管理公司SAP Concur的研究顯示,這些人常常擔心會因為超支而惹上麻煩。一些對資深員工來說顯而易見的決定會讓他們相當焦慮。「他們不知道什麼是正常的,」企業旅遊管理平台Lola.com的行政總裁麥克·沃爾普(Mike Volpe)說。

僱主經常告訴員工,要把公司的錢當成自己的錢來花。網站搭建及管理公司Flywheel的財務副總裁史蒂夫·艾索姆(Steve Isom)說,在年輕員工看來,這意味着要和同事共住同一個酒店房間,或是訂最便宜的航班,不管中途轉機浪費多少時間。

還有一些人則會走另一個極端。在內布拉斯加州奧馬哈工作的Flywheel培訓和開發經理佈雷特·希克斯(Brett Hicks)談到,有位前同事總是喜歡點昂貴的商務餐和很多雞尾酒,於是希克斯提醒他別忘了公司的政策。他回答說:「我怎麼花自己的錢,就怎麼花公司的錢。」

在壓力下做決定尤其困難。同樣來自奧馬哈的產品經理傑克·塞爾伍德(Jack Sellwood)頭一次去國外出差,在柏林開了幾天會後,他疲憊極了。在機場有同事告訴他,員工回國後的第二天就需要出現在辦公室,於是他在最後一刻決定把機票升為商務艙,這樣可以補眠。他的僱主卻不同意,還在他的下一筆薪水中扣除了因此增加的費用。儘管如此,能睡個好覺還是值得的,塞爾伍德說,「下次我還會這麼做。」

享樂型

這類員工在權利意識的推動下,會將報銷手段用到盡——甚至超出限度。Robert Half公司最近對1,000 名財務總監進行的調查顯示,過去三年約有56%的財務總監認為,不合理報銷申請正呈上升之勢。在這些不合理項目中,既有寵物看護和除蟲費用,亦包括彈跳高蹺和一串珍珠的開支。Robert Half公司執行副總裁赫德指出,這些項目的出現表明,員工們明白,他們可以挑戰公司的界限。

雖然那些花錢毫無節制的人會被解僱,但對於某些骨幹員工,公司有時還是拿他們沒辦法。傑克·麥卡洛(Jack McCulloug)是行業組織財務總監領導力協會(CFO Leadership Council)的主席,他談到了前僱主聘用的一位銷售副總裁。此人經常要求報銷一日三餐,一周五天都是如此,而且每一餐的花費剛好不超過25美元——按照公司規定,報銷費用在25美元以上則需提供發票。「我暗示他這種做法可能是在打擦邊球,結果他對我大發雷霆。」麥卡洛說。

為了阻止這類行為,麥卡洛將提交發票的門檻降低到15美元,結果,這名銷售人員上報的每餐費用亦降到了14.99美元以下。於是,麥卡洛把這個問題反映給了此人的上級。「他說,『我知道那人是個滑頭,但就算他從公司偷錢,就算我們換個老實人,也沒有他現在為公司賺得多。』」他們別無選擇,對於此事,只好作罷。

撰文:Sue Shellenbarger

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