雅虎香港財經 【減輕人力】辦公室自動化必備：oa系統助企業更流暢解決事務
隨着科技進步，「自動化」已是大勢所趨，更已成功引申到生活每一部分，即使是工作也不例外。企業想把業內數據真理妥當，需實行辦公室自動化，因此便不能缺少OA系統。近年大小企業漸漸引用OA辦公系統輔助日常工作。究竟什麼是OA系統？辦公室自動化好處又有什麼？以下為大家一一羅列。
什麼是OA系統
OA，是Office Automation的簡稱，目的希望將公司內部的工作流程整合在同一個平台上，來達到「協同辦公」。而OA辦公系統即利用網絡和OA軟體構建的一個通訊平台，可以自動完成各部門內部的郵件通訊、訊息發佈、文件管理、以及工作流程自動化等等工作。而隨着科技發展， OA辦公系統也不斷改善，辦公室自動化的模式每日都在更新，充分體現出流程自動化對辦公室帶來的好處。
辦公室自動化好處
傳統公司需要「Admin」管理公司大小事務，需要HR人員去評估員工工作態度、業績，需要財務人員管理公司資產去向、需要sales去跟進每一筆業務、與客戶建立關係等等。不過現在有OA辦公系統的幫助，就可以實現辦公室自動化，將以上的工作整合一起，大大減省人力物力。當中辦公室自動化的好處包括：
辦公室自動化好處一：
OA系統可以追蹤員工，包括他傳送過的檔案信息、出糧記錄、OT記錄、出差記錄、外出記錄等以及對其工作進行實時跟蹤，上司可透過辦公室自動化系統清楚了解員工的工作態度、業績、效率等，實現全方位、多角度的管理；
辦公室自動化好處二：
現在的OA系統可以追蹤每件工作的全程，包括工作的起因、經過、結果、每一步驟的執行人、所花費時間等，並可進行事後的查詢、統計，從而改善工作流程；
辦公室自動化好處三：
OA系統可準確記錄屬於公司的每一件資產的「來龍去脈」，量化管理每一件資產，同時對支出進行流程化審批，並進行詳盡記錄，以便事後查詢、統計。在辦公室自動化系統的幫助下，可達到更好的財務管理；
辦公室自動化好處四：
OA系統甚至可以記錄每一位客戶的建立過程、每一筆業務的聯繫過程、每一次回訪的內容
一個優秀的OA辦公系統，絕對可以省卻公司管理大小事項的時間，並且減省你的人力支出。既然辦公室自動化好處數之不盡，那麼，你又應該如何選擇你的OA系統？
用友Yonsuite OA辦公系統
「用友yonyou」是亞太地區最廣泛採用的企業管理系統。該辦公室自動化系統最大的好處，能依據企業發展選擇合適的方案。如果你的企業屬於「成長型企業」，不妨選擇他們的「YonSuite」服務。這個號稱「成長型企業服務」，為企業的「營銷、製造、財務、人力、辦公、採購、平台」各種細項融合一體，方便企業做到全球化經營。
「YonSuite」OA辦公系統主打「輕量化」，意味使用者不用安裝任何軟件，只需上網便能立即查看數據，達到低成本效果，適合資金有限的創業者。另外這辦公室自動化系統數據安全可靠，採取雲端加密化。雖然企業無需要過高的入場門檻，但涵蓋到的工作範圍卻十分廣闊，例如財務管理、人力資源監察、供應鍊管理、智能製造排程、質量監控、以及電子商務等，這個OA系統都可以做到。
用友NC Cloud OA系統
若企業規模龐大，則推薦使用大型企業服務的「NC Cloud」。這個OA辦公系統與上述的不同之處，就是他提供廣闊的共享服務，企業能將財務、人力資源、採購、IT等數據與跨企業共享，降低成本，增加效益。在大企業裡，資訊往往眾多而且雜亂，「NC Cloud」OA辦公系統可做到企業互聯網化，更靈活地讓企業達到所需的業務流程，發揮出辦公室自動化的最大優勢。
中國內地不少大型企業在用用友OA辦公系統，例如海底撈的人力雲端智能便由用友OA辦公系統架構，讓海底撈的的人事、經營、以及考勤等數據一一記錄下來。透過OA系統實行辦公室自動化，大幅降低以往由人手輸入數據所產生的失誤。
OA辦公系統的好處不單單減少企業的成本，例如實行企業無紙化、加強各類文件管理、促進內部員工溝通、高校協同工作等等。其實對於領導者來說也有好處，一個好的OA系統可以實現辦公室自動化，而日理萬機的管理者能把OA辦公系統運用自如的話，就可以掌握每個辦公部門的工作狀況。如果業務出現弊病或者錯漏，亦可以及時解決，同時增強管理者的決策能力，提高整體的辦公效率。
編輯/製圖：Business Digest
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