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點解女上司寫電郵偏好用感嘆號?

對於女性領導來說,寫個日常郵件也煞費心思,斟酌如何在和藹、討人喜歡與威信之間取得平衡。 圖片來源:MIKEL JASO FOR THE WALL STREET JOURNAL

今年9月的一個下午,我的團隊有位年輕員工達成了三項大目標。作為領導,我在發給她的郵件中寫道:「哇,做得好。」

我真這麼想嗎?我居然都沒有寫成「哇!!!」或「做得真好!!」。都沒感嘆號,她會覺得自己真的做得很好嗎?

當今職場,使用感嘆號不單是可接受的,更是人們期望看到的。當你在工作場所互動時,感嘆號就像情感柔順劑,能讓交流氛圍變得輕鬆愉快,亦能令嚴苛的要求看上去不那麼不近人情。當然,想把感嘆號運用得當也得花一番心思。如何用、為何用、何時用,以及對方沒有用感嘆號的時候該如何解讀,都是極富爭議的話題。

女領導對此一般深有感觸。對她們來說,就算寫個日常郵件也要煞費心思,斟酌如何在和藹、討人喜歡與樹立威信之間取得平衡,比如她們會琢磨郵件的結尾是用「謝謝!」,還是「謝謝。」更好?雖然現實生活中沒有人會動不動就這麼情緒高漲,但寫成「期待收到你的電子表格!」,總比別人覺得你冷漠或不友好要好得多。

身為一位領導,同時也是曾報道職場和管理話題的記者,我常常想,如果完全不用感嘆號會是什麼樣子?所以9月的時候我做了一個決定:從勞動節(美國勞動節為每年9月的第一個星期一)到10月1號都戒用感嘆號。結果並沒有100%成功!

我花了很長時間尋找在電郵中表達熱情的新方法,也確實想出幾招,但效果都很尷尬。9月初的一天,我在電郵中嘗試了各種結尾,比如:「謝謝你,金姆」、「謝」或者把「謝謝」的每個字母都大寫,還有一次我甚至寫出「Grazie x1000」這種不知所云的東西(譯者注:「Grazie」是意大利語「感謝」的意思,x1000就是1000倍,連起來大概就是「千倍感謝」的意思)。我還用過三個句點…表示意味深長…另外我也用過Gmail內那些笑意盈盈、十足橡皮軟糖般的表情符號——但我真的想要一個和藹可親的橡皮軟糖的職場人設嗎?

無心的破戒是難免的,例如有次我和母親打招呼就下意識地打出「你好,媽媽!」。亦有幾次我是有心破戒,例如我孩子班上有位家長在學校放假期間舉辦了整日的遊戲聚會,為表謝意,我特地在感謝後面加了感嘆號;還有一次,我未能準時趕到別人舉辦的宴會,為表歉意,我發了條資訊說「還有兩分鐘就到!!」

我把自己戒感嘆號的計劃告訴了一些同事。其中一位正在寫一篇關於人們集體痴迷於感嘆號的頭版文章。另一位則說她剛剛發的郵件中就用了好多個感嘆號,原因是擔心自己語氣不夠積極。她問我:「為什麼我們總考慮得太多呢?」

答案是:想太多是因為有必要。男領導如果寫郵件措辭直接乾脆,一般不會引人多想。而相當多的管理調查顯示,女領導則不同,她們得格外注意分寸。如果感嘆號這類調和語氣的東西用得太少,她們就會給人一種嚴苛、冷漠的印象;可如果用得太多,又會顯得沒有威信。「我們有很多人寫完郵件都會反覆讀,確保語氣妥當,」房地產網站Zillow Group營運總監 Amy Bohutinsky 說。她贊成適度使用感嘆號。寫電郵時她會限制自己每段只使用一到兩個感嘆號。「我覺得這樣顯得誠懇,」她說。

不過就我而言,少了感嘆號才是不那麼誠懇。我天性熱情,在戒用感嘆號的這個月,當某些長期項目受阻,需要我提出請求的時候,我就會希望自己的郵件寫得溫馨活潑一些,因為對方會更容易接受;同時,我又不希望因為支人做事而表現得很抱歉。有一次,和我們密切合作的一個團隊來了位新經理。我給對方發了些態度友善但簡單直接的郵件——我很懷疑對方會不會覺得我有抑鬱症,或至少需要來杯咖啡。

有幾位女性也加入了我的戒除感嘆號行動,很快,她們就體會到了職場對女領導的期待。例如有一位大型科技公司的通訊主管很快收到了反饋。她給一名巧妙解決了棘手問題的員工寫郵件:「做得好。處理得不錯。」下屬則迅速回覆:「您是不是生氣了?」

這位女主管把戒用感嘆號的事告訴給了另一位直接下屬。下屬聽了問道:「所以您覺得自己是那種熱情積極過了頭的人,只好放棄感嘆號?」哎喲!

對於這位女主管的郵件,或許男同事會感到納悶,但只有女同事承認信件的語氣讓她們不舒服。這種反應與喬治城大學(Georgetown University)語言學家 Deborah Tannen 的研究結果是一致的。Deborah Tannen 發現,書面交流時,女性(以及男性)一般會希望看到其他女性加強語氣、措辭熱情,最主要的形式就是用感嘆號或者字母全大寫。就我自己而言,不用感嘆號的感覺很棒,有時甚至覺得是種解放。我停止寫那種老闆郵件(開門見山,簡單扼要,不帶任何標點,通常秒回給下屬),但換一種面目履行管理職責,力求把工作做好也不錯。

戒掉感嘆號說不定讓我成了更好的管理者。有時,我會在郵件結尾用問句來表示我在意對方(比如「沒有你我們可怎麼辦?」),其實這是作弊,因為那些問號是偽裝過的感嘆號。

對於新加入團隊的員工,我先是發了一封不帶感嘆號的表揚郵件,但之後還是去她的辦公桌邊,當面表揚了她的工作——雖然稱不上什麼創新手段,但終歸還是有用的。還有幾次,我乾脆放棄郵件,改用經典方式——用電話溝通。

雖然採取了這麼多的變通,我始終有點不安,擔心自己的語氣會讓人不快。但月中的時候發生了一件事,讓我看到了鮮明區別。當時我家保姆以為我會炒她魷魚,差點就要辭職。經過一次長談後,誤會得以澄清。「都是因為我沒有用感嘆號的原因!」我悄悄跟丈夫說。

過了10月1日,日子終於好過些了。用「謝謝!」回覆電郵讓我倍感輕鬆。以後只要是主要用電郵溝通的場合,我都會在必要時寫上「很好!」或「做得好!」,因為語氣確實重要。領導往往一兩句話就能打擊或鼓勵到下屬。正如Amy Bohutinsky 所言,最好的領導一定善於明確溝通。「對女性而言,懂得這一點會讓你成為更好的領導。」

撰文:Nikki Waller

(本文版權歸道瓊斯公司所有,未經許可不得翻譯或轉載。)

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