香港股市 將在 1 小時 59 分鐘 開市

Amazon開會文化:人人要像高中生靜靜讀著6頁長備忘錄

周雪君

文:周雪君

亞馬遜(Amazon)推出尊貴會員制(Prime Amazon)13年,全球尊貴會員總數已超過1億,創辦人暨執行長貝佐斯(Jeff Bezos)在致股東信件和公開場合,大談公司成功之道——高標準。體現這高標準的最好例子,是公司的「開會文化」。

貝佐思說,要令「亞馬遜人」(即亞馬遜員工)符合高期望,他們需要達到一些標準,他強調這些都是「可教育」、「可以訓練的」,員工必須知道在不同領域有哪些明確、可實現的目標。他以公司的會議備忘錄為例說明。

Amazon開會文化:人人要像高中生靜靜讀著6頁長備忘錄

眾所周知,貝佐斯多年前已禁止在公司會議使用PowerPoint簡報,他說,每位加入公司的行政人員都會事先被警告,將會接觸到最奇怪的開會文化。

「每次開會,都會有人準備約6頁紙的備忘錄。這份備忘錄必須以完整句子寫成,有主題、有動詞。它不單是重點提要,而是為整個討論,提供詳細的背景說明。」

參與會議的所有人會坐下來,靜靜細讀這份備忘錄,一般需要半小時,然後集中討論。

「有些人喜歡在會議上虛張聲勢,裝扮自己已細讀文件。所以我們特別撥出時間,讓大家靜靜地坐在房內讀文件,就像高中生一樣。」

貝佐斯大讚這做法遠勝過PowerPoint。要寫出這麼詳細的備忘錄,負責的人必須清楚掌握要討論的事情。貝佐斯說,一份好的會議備忘錄可能需要在寫好後,給同事過目,再提意見,經過反覆思考、編輯再重寫。「有時候,一份好的備忘錄要用上一星期甚至更多時間才能完作,絕不是一兩天就能搞定。」

不過,他也承認不是每份備忘錄都能做到他心目中的高標準:「備忘錄的水準確實參差,有些清晰得像天使的歌聲,寫得非常出色、仔細,令大家能進行高質素的討論,但也有寫得很糟的備忘錄。」

好消息是,不是每個亞馬遜人都需要文采飛揚、寫得一手好備忘錄,但每一組都要有這樣的一個人。

更好的消息是,不是每家科技公司都認同貝佐斯的開會「智慧」。微軟執行長Satya Nadella上月在Freakononmics的podcast上說:「你愈是高級,在制定開會準則時就愈要小心。」他認為,「在正式會議前不要制定什麼會前準備,那有助節省時間。」

這篇文章來自

Amazon開會文化:人人要像高中生靜靜讀著6頁長備忘錄

你應該會有興趣看...

☞ Elon Musk教你如何提升工作效率:會議無聊就走吧、取消定期開會

☞ 別再開沒效率的會了!一起來擊敗會議的三大敵人