【商業書信】講重點 踢走冗長字句

不少在職人士以為商業書信應有一定的艱深詞語，以及又長又複雜的句子，這絕對是一個很大的誤解。其實，寫一篇長的信件或電郵並不困難，反而要寫一篇精簡並且言之有物的商用文件，才是最難。那我們應該怎樣去寫一篇精簡的文件呢？關鍵在於我們是否可以寫得清晰俐落。

Verbosity (冗長)

冗長就是用比需要多的字數去表達相同的意思。許多香港人，尤其是剛畢業的新力軍，習慣把不必要的字詞擠進句子裏，務求把正文盡量拉長，以為寫得越多越能顯示英語實力。結果表面上字數或頁數眾多，可是內容卻變得非常空洞及單薄。商業書信重視內容，而寫作最高境界是能把意思用最精煉的文字去表達出來。筆者與許多大學英文系教授及國際大企業CEO談論過，他們紛紛讚同最優秀的商業書信，全部是非常簡潔，絕對沒有極其複雜的句式，也沒有多餘的字詞。反而，冗長而故作艱深的報告及信件，一般都不被評為卓越而有效的商業通訊。

以下的例子是從不同的職場通訊抽出，讓我們一同把它們改成精煉有效的句子。

1) 下面句子的文法是正確的，可是作者用了不少多餘字詞把它拉長，讀起來就非常笨拙。

Hoping to be able to utilize technologically advanced implements, Kelvin thought of putting into effect a presentation that would impact positively on his colleagues.

1.  “Technologically advanced implements” 可以用“advanced technology”代替。

2. “Putting into effect” 可以用“making”取代。

3. “Impact positively”應該改為“impress”就會更到位。

改完以後，這句子會變成：

Hoping to utilize advanced technology, Kelvin thought of making a presentation to impress his colleagues.

可是這還不是最好的寫法，把它再改成精煉一些，可以這樣寫：

Kelvin hoped to impress his colleagues with his technologically advanced presentation.

原句有24個字，最後的版本改成只有11個字，並且非常精確到位，沒有多餘的字詞。

2) 看看另外的一個例子：

It has come to my attention that many members of our company’s workforce have started to engage in non-productive activities such as having long lunch breaks and texting on whatsapp.

1.  "It has come to my attention" 可改為 “I have noticed that”。

2. “Members of our company’s workforce” 即是 “employees”。

3. “engage in non-productive activities” 可以用形容詞“non-productive”代替。

改完以後，這句子會變成：

I have noticed that many employees have been non-productive.

原句有30個字，修改後的版本只有9個字。當然，如果認為“having long lunch breaks”和”texting on whatsapp”等是必要的例子，也可包括在句子裏。

3) 再看最後的一個例子：

The problematic issue with writing an excellent report is that it can take a great deal of time. The solution to this problem is to roll up your sleeves and get to work.

1. "it can take a great deal of time"可以簡單地用形容詞 “time-consuming”來代替。

2. “to this problem” 是多餘的。

3. “roll up your sleeves”與 “get to work”的意思即是 “work hard”。

改完以後，這句子會變成：

Writing an excellent report is time-consuming.   The solution is to work hard.

再把它改得簡潔些，可以這樣寫：

With extensive practice, writing an excellent report will take less time.

原句有33個字，最後的版本只有11個字，而且句式亦稍為作了些變化，把「練習」放在句首，加強其重要性。

Frankie Chan

MA in English Language Teaching, BSc (First Honour), TEFL Dip.

現代教育IELTS/ TOEFL /Workplace English資深英語名師，著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官，並於國際大型英語學院任教多年並擔任其多間分校校長，具十多年教學經驗，並具豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程經驗。

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