【商業英語】回覆索取資料簡易3式（Frankie Chan）

索取對方公司產品的資料，是貿易交涉的第一步，同時也是進一了解對方的過程。可是，這第一步能否順利，取決於你書寫的索取函是否專業及恰當。假如你不願意透露任何訊息，只是表示要索取對方的資料，那麼對方很有可能置之不理，而我們當然要盡量避免這種事情發生了。

其實，不只索取函要寫得專業（讀者可留意上星期的文章），當我們回覆有關索取資料時，也要得體。在回覆時，你的電郵或信函應包括下列三點。而就這三方面的內容，筆者更提供了一個簡易模板，方便讀者可以即學即用。

1. 感謝對方對自己公司的產品感興趣，並附寄本公司產品的宣傳冊子、價目表等。告知對方所要求的其他資料，如樣板及詳細產品目錄已經寄送，煩請查收。

We are very glad that (A) you are interested in __________（產品名稱）. Attached are __________（附件內容）. As requested in your email, we sent you our __________（想索取的資料）(B) by __________（郵寄方式）(C), which will tell you all about our __________（產品名稱）.

A)    表達因對方對自己公司的產品感興趣時，我們可以使用以下的句式：

1. We are very pleased that…

2. We are delighted that…

B)    這裏可以使用不同的產品資料，如pamphlet（產品宣傳小冊子）、brochure（產品小冊子）、manual（產品手冊）

2. 指出公司及產品的優勢，以及簡單的交易條件。

Despite being established for only __________（公司成立時期）, we are developing rapidly. We pay special attention to __________（特別關注之處）(C). We have introduced advanced production equipment from __________（國家或城市名）. We now export our products to __________（出口產品目的地）. __________（產品暢銷國家或城市名稱） is our largest market. __________（某一特定產品系列）, especially, is our bestseller.

C) 這裏可用不同的關注之處來補充，如：

1. style and product quality 款式及產品質量

2. style and colour 款式及顏色

3. material and style 材料及款色

3. 真誠地表達願意與對方建立合作關係。

We look forward to your trial order. (D)

D) 請對方嘗試下訂單時，我們可以使用以下的句式：

1. We expect...

2. We hope to receive…

3. We await…

下星期的文章，將會為讀者介紹更多索取資料函的使用句式，以便大家能即時運用在工作上。

 

Frankie Chan

MA in English Language Teaching (Distinction), BSc (First-class honours), TEFL Dip.

現代教育IELTS/TOEFL/Workplace English資深英語名師，著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官，並於國際英 語學院Wall Street English任教多年並擔任其多間分校之校長，具15年教學經驗，並擁有豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程之經驗。

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