【商業英語】應付索取sample小錦囊（Frankie Chan）

向對方先索取樣品（即我們常稱的sample），然後在決定是否下訂單，可謂商界的一貫做法。假如你是索取樣品者，只需簡單向對方發送索取電郵等書函便可。但如果你是被索取樣品的一方呢？不少業務新手，在是否給客戶寄樣品的問題上舉棋不定，因為這有可能涉及到樣品費及郵寄費，以及潛在買家是否有質素等因素。而最普遍的問題，往往是即使樣品不太貴重，但很多生意往來都是在國際間進行的，郵寄費用有機會高昂，那麼，我們應該怎樣應付樣品索取的問題呢？筆者現給大家一個小錦囊吧。

1. 判斷應否寄送樣品

當有新客戶向你索取樣品時，可先判斷一下客戶是否有質素的潛在買家。如果你收到一封電郵，只說對貴公司的產品甚感興趣，並且揚言會大批訂購，要求立刻寄送樣品，而不具體指明某種產品。一般而言，這類客戶基本上不算是機會大的潛在買家，可以考慮不寄樣品。建議給他們發送報價單，還附上產品圖片，來試探一下對方，這畢竟也是一次宣傳自己的大好機會。

相反地，如果客戶能準確說出你的產品型號，而字裏行間也顯示出對產品的了解，並能使用一定的行內術語來向你索取樣品。這些客戶可初步判斷為高質素的潛在買家。然而，我們也不要掉以輕心，應該向對方進行一些調查，比方到客戶的公司網站核對聯絡資料及公司背景等。

2. 郵寄樣品前的注意事項

寄樣品前，最好與客戶就某些細節先進行確定，例如產品型號、尺寸、顏色等規格，以及最少訂購量、付款條件及交易方式。這樣，客戶有可能會更珍惜樣品，同時，這也可以令只索取樣品而沒有真正意向訂貨的所謂「客戶」卻步。

3. 寄樣品的費用應由誰支付

確定寄出樣品後，究竟郵寄費用應由誰去支付，也可能是一個使人頭痛的事情，如果處理不當的話，有可能會前功盡廢。有些廠家因怕得罪客戶，不敢收取樣品費用及速遞費，這麼一開始就輸給客戶一半，陷於被動的局面。其實，要讓客戶尊重自己，就應做到有理有節、不卑不亢。

如果樣品價值不高，而寄送的地點又不算太遠，當然可以免費寄送樣品，但如果樣品體積較大或較重，則會使運費大大提高，這時，我們可以嘗試要求客戶支付運費，而樣品則免費。我們可因應樣品的價值、運費的多少、以及是否需要另外開模等，決定是否收取客戶費用。其實，對於真正希望與你合作的客戶，會對你所提出的合理收費表示理解的。 只有那些沒有太多誠意的客戶，才會拒絕你的合理要求。

4. 要求客戶提供支付郵遞費用

如你決定樣品免費，但客戶應承擔快遞費時，可用以下句式：

1.    Your requested samples are now available and are free of charge. However, according to our company policy, the customer should pay the shipping cost.
2.    Samples will be sent as soon as the standard shipping payment of US$50 is transferred to our account at HSBC or when you provide us with your DHL/ UPS/ FedEx account number.
3.    Please provide your courier account number so that we could send you the requested samples on a freight collect basis.

Frankie Chan

MA in English Language Teaching (Distinction), BSc (First-class honours), TEFL Dip.

現 代教育IELTS/TOEFL/Workplace English資深英語名師，著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官，並於國際英 語學院Wall Street English任教多年並擔任其多間分校之校長，具15年教學經驗，並擁有豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程之經驗。

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