【精明工作】虛擬辦公室真的適合你?全面分析虛擬辦公室好壞處

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受到空間的侷限下,市面浮現不同的虛擬辦公室服務,虛擬辦公室的好處完美符合香港的現況。不少創業人士用虛擬辦公室開公司,打破辦公室傳統概念。但又是否適合每個行業?

虛擬辦公室真的適合你?全面分析虛擬辦公室好壞處

為滿足創業人士的需要,市面上開始出現虛擬辦公室服務。在虛擬辦公室開公司能減少創業成本的同時,也可以相對保持企業的專業形象。虛擬辦公室到底是什麼?虛擬辦公室又有什麼好處?虛擬辦公室在香港合法嗎?這裡將較全面地比較虛擬辦公室的優缺點供你參考。

什麼是虛擬辦公室?

虛擬辦公室(Virtual Office),顧名思義並不是實體辦公室,指為企業提供借用地址登記公司的服務。因香港法例規定香港公司需以香港商業地址作為註冊地址,住宅地址並不適用。一般虛擬辦公室的服務包括借用地址,代收信件、代接電話,會議室租用等。

虛擬辦公室在香港合法?

虛擬辦公室是否合法,主要根據商務中心是否持有「公司服務提供者牌照」。根據《打擊洗錢條例》, 任何人在沒有牌照的情況下,在香港經營商務中心,即屬違法。為避免觸犯法例,應預早查詢商業中心的牌照。但一般情況下,用虛擬辦公室地址作註冊辦事處地址是合法的。

不合法的虛擬辦公室地點

那麼何謂不合法的虛擬辦公室?除了需要持有有效的牌照之外,還需注意地點以下兩個地點是屬於不合法的虛擬辦公室:

  • 酒店

  • 住宅

提供虛擬辦公室的地點不能為以上兩個之外,若地點屬於未被取消的註冊地址,而成為了虛擬辦公室,亦屬於不合法的虛擬辦公室。為避免觸犯法例,創業者需提前查詢該處的詳細資料。

虛擬辦公室的好處

1.降低創業成本

虛擬辦公室最直接的好處在於減低創業成本。香港寸土寸金,租用虛擬辦公室不但可節省大額的租金,還可以減少日常辦公開支,例如,裝修、網路費用、水電費以及管理費,大大減少創業的成本。因此,以虛擬辦公室的形式開公司是不少年輕創業者的首選方法。

2.維持專業形象

普遍虛擬辦公室位於香港的商業地帶,而在商業區的虛擬辦公室的開公司,能有助維護企業專業性。客戶可以根據業務選擇不同的地址,用一個較相宜的價格就可以租用一個好地段,而且虛擬辦公室的服務包括電話接聽、招待客人、 接收信件等,可以大大提高初創企業形象,提高客戶信心。

3.減少通勤時間

虛擬辦公室有助提升公司形象之餘,還能減少通勤時間,節省交通費。據一項研究,上班族若每天的通勤時間長於1小時,將大大減少其工作效率。採用虛擬辦公室的好處,能有效減少外出工的交通時間,並以此時間來提高工作效率。

4.工作地點彈性高

實體與虛擬辦公室的最大的區別,在於公司的業務不受空間的侷限。企業在虛擬辦公室的好處下成長,即使將來需要擴展業務,也毋需顧忌公司人數受到空間大小的限制。

5.人才招攬

而虛擬辦公室最大的好處,是抹除地域之間的限制。這意味著企業能聘請來自不同地區或國家的員工。公司透過虛擬辦公室方式營運,國外的人才也能幫助你的業務,員工不需親身來到公司。當不再需要虛擬辦公室時,只需取消即可,無任何繁瑣的程序。

虛擬辦公室的缺點

在虛擬辦公室開公司確是有許多優點,但凡事有利有弊。長久使用虛擬辦公室服務,便會發現以下幾個問題。

1.缺少團體合作

虛擬辦公室有機會令公司服務質素下降。鑑於虛擬辦公室沒有固定地點,上司和員工甚少見面,兩者間的交流有所限制,難免會有誤解或矛盾。在沒有默契的氛圍下工作,服務水準容易出現不穩定情況。另外,面對面討論總比視訊通話更有效率,且當團隊一起完成某個項目時也難有一起慶祝的活動,降低團體凝聚力。

2.缺乏安全感

所有員工都在自己家中遠程工作,不會見到同事,也可能會降低員工對於公司的歸宿感及安全感,人員
流失較一般公司頻繁。

3.工作效率難保證

以虛擬辦公室形式開公司的最大隱憂,是難以確保工作效率。相信不少人在家工作時,留意到自己專注力會比較低,容易受到其他事物吸引,以致工作效率偏低。相反,在辦公室工作能更容易集中精神,處理事情的效率也會更高。

總結來講,在香港空間的侷限下,虛擬辦公室確實有不少好處。但選擇以虛擬辦公室開公司,需考慮不同因素,但最重要是虛擬辦公室的位置是合法的,以免觸犯法例。同時也需顧慮行業性質,不然再豐富的虛擬辦公室服務亦無助事業發展。

編輯/製圖:Business Digest

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