【商業英語】寫Memo 的要點（Frankie Chan）

備忘錄可用於個人事務的記錄，也可作商務辦公上的記錄，有揭示或提醒作用。一般而言，備忘錄的語氣較正式（formal），因此遣詞造句要準確及到位，而內容必須簡潔清楚，基本上與一般商務信件相若。正如前一篇所說，備忘錄的內容可分以下幾項，分別是抬頭（heading）(當中包括讀件人（recipient）及其職位、發送人（sender）及其職位、發送日期（date）及主題（subject）)、正文（body）、結束語 ( complimentary close )及署名（signature）。

寫備忘錄時，一定要注意格式，尤其在抬頭的部分，必須要清楚列出讀件人和發送人，我們只需用To: 和From：兩個單字即可。以下是一些寫備忘錄需要注意的格式：

1. 備忘錄四邊應留白一寸，紙張應選用A4白紙。

2. 不需以稱謂（salutation）作開首，如Dear Staff、Hi Mr. Lee等。

3. 結尾不需要寫Yours sincerely、Best regards等結束標示語（closing remark）。

4. 如果備忘錄需要多於一頁，隨後的頁面上要再次寫上讀件人、發送人、日期和主題，並標上頁數。

5. 傳統的備忘錄一般不需要簽名（signature）的。不過，現在這做法越來越普遍，所以在這種情況下，可在發送人的名字後簽名或簡簽。

請大家注意，按照英語備忘錄的慣常寫法，在正文的部分一般會直接進入主題，不需要那些寒暄和問候的客套話，如“I hope this memo finds you well.”或“It was nice meeting you all last week.”。請看看以下的一個正式的備忘錄：

To: All full-time staff

From: Rhonda Brown, HR Director

Date: 19 September, 2017

Subject: Putonghua Course

A study conducted by the HR Department last month reveals that a low rate of Putonghua proficiency contributes to a severe inefficiency in dealing with businesses in the mainland. Consequently, it has been decided that all full-time staff are to attend a Putonghua course which will take place every Monday from 6:30 to 7:30pm in Training room A for a duration of 3 months.

Employees can sign up for the basic or advanced levels of the course according to their present Putonghua level. Please register for the course at the reception before 30 September. If you have any questions or suggestions for the course, please feel free to contact me.

Attached: Staff Putonghua Proficiency Study – September 2017

寫備忘錄時，我們還要清楚明瞭讀件人的身份與角色，假如是經理給下屬或助手的備忘錄，行文就不必太過正式，通常結尾處也毋需客套。但如果角色調換的話，那便要多加留意語氣和用詞是否夠正式及得體了。

以下的備忘錄，是由上司寫給下屬的，批准他參與一個有關壓力的研討會，語氣較正規的備忘錄親切友善。

To: Sherry Lee

From: Chris Cheung

Date: 23 March, 2017

Subject: Approving your stress seminar

The stress seminar sounds like a great idea – timely, not too expensive, and something you can share afterwards with staff.¹⁾

Please let me know the exact date and time of the seminar ²⁾ so I can help cover for you in your absence.

• 正文直接稱讚下屬選擇的研討會。

• 這句應對了之前並沒有提及的議題，包括研討會的日期及時間

Frankie Chan

MA in English Language Teaching (Distinction), BSc (First-class honours), TEFL Dip.
現代教育IELTS/TOEFL/Workplace English資深英語名師，著名TOEFL參考書作者及星島日報IELTS攻略專欄作者。曾任劍橋商業英語考試BULATS寫作及口試考官，並於國際英 語學院Wall Street English任教多年並擔任其多間分校之校長，具15年教學經驗，並擁有豐富管理與發展商業英語及國際英語考試課程之經驗。

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