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【王師傅周記】領導聽匯報 (王浵世)

【王師傅周記】領導聽匯報 (王浵世)

先說一個有關聽匯報的故事。十多年前,我在大陸負責匯豐銀行的中國業務,長駐上海。董事長一年來一次,先去北京拜會人民銀行的領導,然後到上海跟銀行內各高管見面,起碼打個招呼。董事長來,自然在銀行內引起轟動。各高管知道有機會向董事長匯報,非常緊張,每個人都把自己要給董事長知道的材料準備妥當。我不打無把握的仗,先要看過內容,可以說是審查。一算,不對。各樣材料合在一起,就算用急口令,也要兩個多小時,但是董事長說好只能停留45分鐘而已。一聲命令,一定要刪,而且是大幅刪減。

會面領導 匯報從簡

做過匯報材料的人就知道,要加多,一點不成問題。要減少,那可不行,樣樣都重要。現在我的命令是「起碼減半」,怎麼可能?不情願,也要硬着頭皮刪減。正在如火如荼之際,董事長在路上,遇上堵塞,停留時間肯定受影響。他接着還要趕飛機,沒話說。45分鐘轉眼變30分鐘,接着15分鐘,種種折騰之後,終於到了樓下大堂等電梯,又是幾分鐘,剩下五分鐘不到。走進會議室,大家熱情握手之後,我說︰匯報交給我吧。接着跟董事長說︰我們將士用命,在業務拓展、員工培訓、地方關係都做得出色。有發展機會不會錯過,請放心。

接着我送下樓,預祝一路順風。整個見面與匯報不外乎就是幾分鐘,他也沒說甚麼,或許就是盡在不言中。這是我職業生涯中最短的匯報,但是目的已經達到。匯報就是要讓來聽的領導知道我們面對的機會與挑戰,而不是要他知道我們做過甚麼事情,像一本流水賬,每一筆都要告訴領導者。

話雖如此,今後在內地的日子,聽過大大小小的匯報。只有超時,從無準時,因為匯報的人總是想多說幾句。就算無關痛癢,也必須把準備好的材料講完,心中才安樂。奇怪的是在場的高層管理人員似乎也不在乎,除非有事要先離開,否則能留下就留下。我自己主持的話就好辦,一直在看手錶,時間差不多就要踩煞車,時間到就煞停,很少超時。

匯報故事 皆大歡喜

在內地多年的經驗,我對匯報深有體會。一般是向上層講述工作的進度,怎麼走過來的,準備向哪裏走下去。如果說匯報只說樣樣順利,稍安勿躁,絕對不可能。內地的規矩是要大家一起「過一下」,有意見就說出來,等於是爭取大家的意見。可惜,匯報材料往往一大堆,在匯報工作的場面上,誰也無法看清楚,甚至要提意見。所以,有意見的人就會說︰我來講講一個不成熟的意見。既然不成熟,就不該講。也怪不了這個人,因為材料實在太多、太多,難窺全豹。但是被迫要給意見,沒辦法。

所以匯報很少涉及討論,做怎樣?不做又怎樣?說白了,就是讓大家知道這件事。但是不是用「講故事」的方法來講清楚,反而用大量文字、圖表來陳述,結果把聽的人弄糊塗。最好的辦法就是「講故事」,四部曲︰發生甚麼事?原因何在?建議的補救行動?清點損失與總結經驗教訓。如果不是禍事,也沒有損失,匯報變為兩部曲︰ 甚麼事?原因何在。兩三分鐘講完,皆大歡喜。可惜,匯報往往用去領導大量時間,有人甚至樂此不疲,不願意簡化。

匯報的過程在改善中,但是急不來,是多年來的積聚,要點時間與耐性。

作者:王浵世

第一代北上銀行家,曾為匯豐中國業務總裁、民生銀行最高領導人,有廿載北上管理經驗,現在退而不休,轉戰民企,拓展視野,闖事業另一新挑戰。